A impressão permanece mesmo em um mundo cada vez mais sem papel

O conceito de escritório sem papel é assustador para muitas empresas. Eles se sentem pressionados a banir todo o papel de suas instalações, ou terão falhado e permanecerão para sempre digitalmente impuros. Mas eles não devem se sentir intimidados. Não há problema em acreditar que o papel ainda tem um papel importante a desempenhar, mesmo em um mundo sem papel, o que significa que as organizações realizam o maior número possível de operações online. As empresas podem percorrer um longo caminho para tornar-se sem papel sem ter que abandonar completamente a impressão. Mesmo sem atingir a perfeição, eles podem economizar recursos, acelerar processos e facilitar o backup de dados.

Um alvo melhor para a maioria das empresas é o objetivo de usar significativamente "menos papel" em vez de ser totalmente "sem papel". Existem algumas razões comerciais sólidas para fazer o esforço. A Agência Ambiental dos EUA afirma que os métodos digitais economizam US $ 80 por ano por funcionário em papel, tinta, toner, espaço de armazenamento e postagem. As empresas economizam no custo dos serviços de trituração de informações confidenciais e podem dispensar salas inteiras e unidades de armazenamento. O Gartner estimou que o custo de arquivamento, armazenamento e recuperação de papel para as empresas americanas estava entre US $ 25 bilhões e US $ 35 bilhões. As soluções de armazenamento digital estão disponíveis a um custo muito menor. Também há evidências de que os clientes respondem mais rapidamente a pesquisas e faturas digitais, em oposição às de papel.

A tecnologia está evoluindo e trazendo novas maneiras de otimizar processos, principalmente através de empresas que decidiram não utilizar tanto papel, mas isso não significa o fim da impressão e o uso de documentos em papel em ambientes de escritório. Decidir quais documentos ainda precisam ser impressos é uma parte essencial da transformação para ficar sem papel.

Benefícios da tecnologia em nuvem

As empresas menores podem armazenar todos os seus documentos em seus próprios servidores, mas as grandes organizações precisarão da tecnologia em nuvem. Um sistema de gerenciamento de documentos chamado DMS baseado em nuvem permite que os documentos sejam etiquetados digitalmente, o que significa que eles podem ser recuperados em diferentes locais sem precisar fazer cópias. É necessário apenas um documento mestre. Com um DMS, também é impossível perder ou extraviar documentos, uma ocorrência comum no armazenamento de papel. Com a nuvem, todas as alterações são salvas instantaneamente e é fácil criar várias versões de documentos. Não há perigo de serem destruídos em um incêndio ou inundação. Obviamente, a segurança dos dados pode ser um problema e as empresas precisam implementar controles rígidos no acesso a informações confidenciais.

Um escritório sem papel é adequado para práticas de trabalho flexíveis e modernas. Hoje, as empresas gostam de se manter ágeis, mudando de escritório quando surgir uma opção melhor e é mais fácil transferir dados digitalmente do que carregar resmas de papel. O armazenamento digital facilita a recuperação de documentos e o backup mais fácil. A maioria dos funcionários de escritório passa pelo menos um dia por semana trabalhando remotamente, para poder acessar documentos na nuvem ou no servidor da empresa, facilitando sua vida. Para equipes internacionais em diferentes fusos horários, trabalhar em colaboração seria praticamente impossível se dependessem da documentação em papel. É verdade que mudar para um escritório sem papel significa ter que investir em mais telas, e algumas empresas confundem com o custo, mas vários estudos acadêmicos mostram um rápido retorno do investimento.

O papel ainda tem vantagens valiosas

Apesar dos argumentos a favor de ficar sem papel, há resistência social em acabar com o papel. Um estudo com 500 trabalhadores britânicos do Grupo Toluna descobriu que 84% retinham melhor as informações depois de lê-las no papel, 83% preferiam e 79% achavam mais relaxante. As vendas de e-books caíram acentuadamente nos últimos dois anos, tanto nos EUA quanto no Reino Unido, à medida que os leitores descobrem os encantos dos livros em papel, levando-os a ser rotulados como o "novo vinil". Às vezes, o digital pode ser percebido como mais frio e impessoal, sem as qualidades táteis do papel. O argumento de que o uso excessivo de papel é prejudicial ao meio ambiente também tem dois gumes. O papel é o material mais fácil de reciclar. A Associação Americana de Florestas e Papel (AFPA) diz que em 2015, 51 milhões de toneladas de papel de sucata foram recicladas. O AFPA diz que em 2016 a taxa de recuperação de papel nos EUA atingiu um recorde de 67,2%. Os americanos reciclam em média mais de 330 libras de papel por ano e mais árvores estão sendo plantadas do que destruídas pelo uso de papel. Enquanto isso, apenas 20% dos dispositivos eletrônicos são reciclados.

Uma abordagem flexível é a resposta

As empresas precisarão desenvolver suas próprias políticas em torno do uso de papel, mas uma ideia é permitir que os funcionários imprimam documentos que exijam leitura e análise demoradas. Um exemplo é um advogado envolvido em litígios complexos. Se ele ou ela precisar ler muitas informações com referência cruzada, é muito mais fácil trabalhar no papel do que no formato digital. Ou, se o advogado desejar anotar documentos legais sensíveis à mão e destruir as anotações, o papel funciona melhor. Por outro lado, tudo o que é lido uma vez não precisa ser visto no papel. A documentação oficial, como faturas, também deve ser sem papel. Em alguns casos, as empresas precisarão de uma combinação de soluções sem papel e papel. Os reais perigos dos hackers invadirem sistemas digitais e roubarem dados significa que as informações confidenciais podem ser melhor armazenadas no papel em um cofre seguro. Por exemplo, se uma empresa desejasse manter um segredo bem guardado de uma nova fórmula para um colete à prova de balas, eles poderiam manter um registro eletrônico que faça referência cruzada a um registro em papel dos detalhes mais sensíveis. Usar papel antiquado pode salvá-los de perder sua propriedade intelectual.

O papel não desaparecerá completamente dos escritórios por muito tempo, desta forma,  não deve ser uma fonte de auto-recriminação para as empresas. Ninguém deve se sentir intimidado a se tornar totalmente sem papel. As empresas podem tomar grandes medidas para reduzir o consumo de papel, mas ainda deixam algumas ocasiões quando preferem os métodos digitais.