O futuro da gestão de conteúdo

O trabalho em registros e documentos ocupa quase dois terços do dia médio do trabalhador, exigindo que as empresas usem os sistemas Enterprise Content Management (ECM) para lidar com o grande volume de conteúdo. Essas ferramentas permitem que as organizações coordenem toda a sua documentação em um único local unificado.

No entanto, muitas empresas descobriram que estão prontas para desenvolver e, em alguns casos, até passar do ECM, indicando que agora as empresas estão adotando a flexibilidade da gestão de conteúdo baseado em nuvem. Ainda é cedo, mas a capacidade da nuvem de acelerar a colaboração, facilita a criação de aplicativos inovadores e oferecer armazenamento permanente de baixo custo, significa que, sem dúvida, representa o futuro da gestão de conteúdo.

A evolução do ECM através dos tempos

Os sistemas de ECMs existem há um quase um século e melhoram continuamente ao longo dos anos, mantendo os principais recursos do modelo básico de um conjunto complexo de tecnologias baseadas nas instalações comerciais que o tornaram um sucesso. Às vezes, os empresários se sentem sobrecarregados com o número de recursos técnicos, principalmente porque as organizações tiveram que incorporar mais de um sistema de gestão de conteúdo para cada departamento. Agrupar todas as camadas de software em um sistema monolítico mostrou-se extremamente difícil para os departamentos de TI.

A gestão de conteúdo está em um período de transição dos serviços de ECM para as plataformas em nuvem. Mais e mais empresas estão escolhendo serviços em nuvem ou opções híbridas para ajudá-las a lidar com toda a documentação que percorre a sua organização usando o método mais econômico e simples, como mostra um estudo da AIIM. Os modelos híbridos correm riscos, como a localização do armazenamento de informações, a depreciação dos investimentos em produtos de hardware no local e a própria transição, que, se for feita de maneira rápida, pode resultar em altos custos e complicações, principalmente se a infraestrutura ainda não está pronto para a mudança.

A tecnologia em nuvem é o futuro

Todos os problemas com o sistema de ECM levaram o Gartner a considerar que a tecnologia pode passar para a tecnologia de nuvem na era digital. A empresa de pesquisa criou um novo conceito, o Content Services, que seria ativado na nuvem, flexível e dinâmico. Em vez de aceitar um sistema independente, as empresas projetariam seus próprios sistemas sob medida. A terminologia é menos importante do que a perceção de que o ambiente de negócios está a mudar, e as empresas estão constatar cada vez mais é difícil gerir o tsunami de conteúdos e dados a partir da infinidade de dispositivos na era da transformação digital. A pesquisa apoia a visão do Gartner de que o ECM baseado em instalações físicas, está cada vez a ser substituída, em certa medida. Uma pesquisa com 231 empresas da AIIM no início deste ano mostrou os altos níveis de desejo de mudança na gestão de conteúdo. Apenas 15% dos entrevistados disseram que pretendiam avançar para uma solução local, enquanto um terço havia escolhido uma solução baseada na tecnologia em nuvem e outros 51% estavam desenvolvendo uma solução híbrida, combinando gestão de conteúdo local com serviços em nuvem. A abordagem híbrida é compreensível quando se considera a quantidade de dinheiro foi gasto ao longo dos anos nas soluções anteriores. O híbrido pode ser uma solução temporária eficaz, enquanto mais os serviços de conteúdo passam para a nuvem. O crescente entusiasmo pela gestão de conteúdo baseado em nuvem levou a organização de pesquisa "Markets and Markets" a prever que o tamanho do mercado do Enterprise Content Management (ECM) aumentaria de US $ 9,77 bilhões em 2017 para US $ 34,42 bilhões em 2022.

Os serviços de Cloud possuem vantagens valiosas

Uma das ideias fundamentais por trás da implementação dos ECMs herdados foi colocar o conteúdo on-line, onde ele pode ser acedido mais facilmente do que papel. Ao trabalhar em locais remotos, inclusive em diferentes fusos horários, os profissionais pode colaborar entre si facilmente acedendo a documentos na nuvem em qualquer lugar do mundo em diferentes tipos de dispositivos

Trabalhos que utilizam tecnologia Cloud também atraem os millennials, que serão a maioria força de trabalho até 2020 e esperam usar as mais sofisticadas tecnologias e automatizadas. Além disso, a nuvem pode oferecer uma escala muito maior de armazenamento adicional, sempre que a empresa precisa de expandir.

As empresas tem liberdade para alcançar mais

Ao estabelecer seu tipo de gerenciamento de conteúdo na nuvem, o sistema libera orçamentos das restrições de grandes investimentos em hardware de tecnologia local. O departamento de TI gasta menos dinheiro com os custos iniciais dos ECMs e não precisa perder tempo fazendo manutenção contínua. Como resultado, os profissionais de TI podem se concentrar em fazer um trabalho mais inovador para modernizar a experiência do usuário, como desenvolver interfaces de usuário personalizadas e novos aplicativos.

A tecnologia em nuvem é a mais recente inovação

Já existem alguns exemplos inovadores de serviços de conteúdo baseado em tecnologia em nuvem que são interessantes, com a capacidade de tirar proveito da flexibilidade dos serviços. Em vez de comprar sistemas prontos para uso que são simplesmente projetados para gerenciar conteúdo, eles podem integrar mais facilmente o gerenciamento de conteúdo e os processos de negócios. A IBM afirmou que muitas organizações estão combinando suas funções de conteúdo, processo e colaboração anteriormente separadas na nuvem. Algumas empresas também acreditam que o próximo passo para o desenvolvimento de tecnologia para a nuvem será o uso de robótica e IA para obter informações úteis sobre negócios a partir do conteúdo armazenado, da mesma forma que faria com o big data. O desenvolvimento dessas novas ferramentas tem o potencial de revolucionar o gerenciamento de conteúdo na nuvem. Os benefícios para as empresas que deixarem seus sistemas legados para trás e entrarem na nuvem serão exponenciais.