Como o processamento de faturas pode ser fácil com a automação?

O processo de processamento de fatura segue uma jornada um pouco longa. A maneira tradicional é um procedimento lento, caro e repleto de erros para a maioria das empresas. Ele deve ser verificado pelas contas a pagar, registrado no software de faturamento, aprovado por alguém autorizado, com referência cruzada e armazenado para referência futura. Um procedimento tão pesado incorre em altos custos de mão-de-obra e possui alto potencial de atrasos e erros. Quando um erro ocorre e as faturas não são pagas, isso prejudica a reputação de uma empresa e pode resultar em taxas de atraso no pagamento.

No entanto, a automação baseada em tecnologia em nuvem do processamento de faturas já está disponível e pode resolver esses problemas. A nuvem está revolucionando quase todos os aspectos da vida comercial. Está mudando a maneira como colegas e clientes interagem, facilitando a colaboração internacional e permitindo que as mercadorias sejam vendidas além-fronteiras. O Gartner sugere que, até 2020, 36% das empresas usarão a nuvem para mais da metade de seus sistemas transacionais de registro, o que inclui todos os registros financeiros, mostrando a automação dos processos contábeis como uma tendência crescente.

Organizar o processo de faturamento é essencial para garantir o funcionamento eficiente de uma empresa, para garantir que as contas sejam pagas em dia e a documentação mais importante seja bem organizada, sem danos ou perda. Ao levar toda essa documentação para uma plataforma digital através do processamento automatizado de faturas, as empresas estão prontas para resolver uma de suas maiores dores de cabeça.

Uma tecnologia que está demorando para ganhar ritmo

Apesar da mudança acelerada na tecnologia em nuvem, algumas empresas estão ficando para trás. Isso é particularmente prejudicial para o processamento de faturas, que se tornou cada vez mais complexo nos últimos anos. Agora, as faturas podem ser recebidas através de uma infinidade de plataformas diferentes, incluindo correio, email, correio e fax. Todos eles devem ser inseridos no sistema manualmente, gerando um grande número de erros, como pagar duas vezes, duplicar faturas, pagar a quantia errada e inserir um número incorreto do pedido.

Outro erro comum é pagar uma fatura antes que as mercadorias sejam recebidas. O processamento manual de faturas é um método lento, em desacordo com o mundo moderno em rápida evolução. Começa quando o departamento de Contas a Pagar recebe a fatura. Eles precisam verificar seu conteúdo e depois preencher os detalhes no sistema. Mas isso é apenas o começo, e deve ser enviado para aprovação das autoridades superiores. É aqui que existe um alto potencial de atrasos. Se os gerentes tiverem agendas agitadas, eles atrasam a aprovação da fatura por dias, pois outras tarefas têm prioridade. Taxas atrasadas e um relacionamento danificado com um fornecedor podem ser o resultado. Uma empresa paga a sua equipe para revisar manualmente as faturas, fazer a ligação com os gerentes de negócios, fazer upload de informações e depois arquivar para recuperação posteriormente. Quando há erros, como inevitavelmente existem, é caro corrigi-los. A empresa de inteligência de mercado, Aberdeen, calculou que as empresas mais eficientes passaram uma média de 2,8 dias processando faturas ao custo de cerca de US $ 2,18, enquanto a média do setor ficou mais próxima de US $ 9,40. O segredo das empresas com melhor desempenho? Automatizando o processo, de preferência com a tecnologia em nuvem.

A tecnologia em nuvem economiza tempo e dinheiro

As empresas que utilizam tecnologia em nuvem para o processamento de faturas economizam muito tempo e dinheiro. Não há custos de impressão e postagem a serem pagos e a equipe não precisa mais preencher detalhes manualmente no servidor. Em vez de faturas acumuladas e esquecidas ou extraviadas, elas são pagas automaticamente dentro do prazo, o que cria boas relações comerciais. Não há necessidade de pagar por muitos serviços de TI, como atualizações de software e correção de erros. O provedor de serviços tende a cuidar remotamente desses assuntos.

A tecnologia em nuvem permite uma quantidade infinita de escalabilidade a baixo custo. As taxas tendem a ser mensais, evitando instalações caras de novos servidores quando as empresas se expandem. A escalabilidade torna o faturamento baseado em nuvem atraente para as empresas de pequenas e médias que crescem rapidamente, mas algumas das maiores empresas são retardatárias, geralmente porque possuem sistemas de contas separados para cada departamento. Isso apesar de seus processos confusos de faturamento ganharem simplicidade e eficiência ao serem centralizados na nuvem.

As empresas que planejam mudar para o processamento de faturas baseadas na nuvem devem perceber que não é tão complicado quanto parece. A integração da nuvem com um sistema de back-end é simples porque a saída da nuvem pode ser gerada em qualquer formato de codificação. Não importa se são arquivos XML ou CSV padrão ou um sistema específico do cliente. A codificação analítica das faturas pode ser feita diretamente na nuvem e, em seguida, usada pelo sistema de back-end para gerar faturas automaticamente.

Benefícios imediatos para departamento financeiro e para toda a empresa

A implementação não leva muito tempo porque está principalmente em um ambiente de tecnologia em nuvem pública. Quando o sistema está em vigor, há benefícios imediatos para a equipe do departamento financeiro e de toda a empresa, definindo fluxos de trabalho mais claros para a equipe e economizando tempo para que eles se dediquem a outras tarefas. É possível verificar quem está processando uma fatura a qualquer momento e há quanto tempo aguarda aprovação. Isso significa que há muito menos atrasos do que com o faturamento tradicional, que geralmente exige o rastreamento de documentos perdidos ou a busca de executivos ocupados. Como cada documento tem uma trilha de auditoria, não pode se perder e é mais fácil armazenar e recuperar.

Para os clientes, o sistema é mais direto. Tudo o que eles precisam é de um aplicativo que se conecte ao back office com uma solução de faturamento baseada na nuvem. Ter os privilégios corretos significa que os usuários podem recuperar faturas instantaneamente, tornando o processamento da fatura mais aberto e visível. Tudo o que é necessário para adicionar um usuário é a criação de um novo nome de e-mail e conta, concedendo acesso instantâneo ao sistema. Por outro lado, é tão rápido apagar usuários.

A primeira etapa para encontrar um serviço baseado em nuvem adequado é selecionar vários provedores em potencial e comparar serviços. O próximo passo é escolher um e seguir em frente. A maioria das empresas terá benefícios imediatos ao otimizar sua fatura. A produtividade da equipe aumentará, os custos cairão e os erros de faturamento desaparecerão.