9 razões pelas quais ser uma empresa sem papel é importante

Tornar-se um escritório sem papel é uma meta desejável para a maioria das organizações. Fazer isso significa reduzir o consumo de papel e tem a intenção de economizar muito dinheiro, ajudar o meio ambiente e acelerar os processos de negócios. Mesmo que as empresas não atinjam um ambiente 100% livre de papel, elas podem fazer progressos gigantescos.

Um escritório com menos papel

Começar o caminho certo é a parte mais difícil, mas com um planejamento cuidadoso, qualquer empresa alcançará seus objetivos.

1. Tempo é dinheiro e utilizar menos papel evita desperdícios

Existem muitas vantagens dos ambientes sem papel na era digital. Uma das mais importantes é que economiza tempo para os funcionários. Arquivar documentos não significa mais imprimi-los lentamente, depois ter que procurá-los manualmente mais tarde. O armazenamento digital pode ser feito em segundos e a recuperação envolve uma pesquisa rápida no computador. A redução nas horas de trabalho dos funcionários gastos em tarefas domésticas é significativa.

2. Economize espaço e dinheiro, o armazenamento digital também dinheiro espaço.

As caixas de arquivos em papel acumuladas ao longo do tempo exigiram arquivos e salas especiais. A liberação de espaço é um dos motivos pelos quais os escritórios sem papel também tendem a ser mais baratos, pois não há necessidade de investir em instalações de armazenamento no local. Mas existem muitas outras economias, como todos os custos anuais de tinta, toner e postagem. Pesquisas sugerem que isso totaliza em média cerca de £ 100 por ano por funcionário. Para uma grande organização de 500 funcionários, livrar-se desses processos em papel proporciona uma economia anual de £ 50.000.

3. Digitalize para remover bordas e esqueça a distância

Uma vantagem adicional é que o armazenamento sem papel na nuvem permite acesso instantâneo através dos limites geográficos. Isso é especialmente útil em organizações multinacionais. Se um funcionário em Londres deseja acessar um documento de um colega de trabalho na Austrália, mas é o meio da noite em Sydney, isso não importa. Com um escritório sem papel, o funcionário de Londres efetua login no armazenamento em nuvem da empresa, pesquisa o arquivo e trabalha nele instantaneamente.

4. Reforçar a segurança do gerenciamento de dados

Dados que não impressos também podem ser mais seguros. As empresas precisam tomar cuidado para garantir que seus dados sejam criptografados e colocados em uma nuvem privada ou em um servidor de dados da empresa, onde é possível restringir o acesso. Os arquivos digitais claramente não correm o risco de serem destruídos em um incêndio ou roubados em um roubo.  Algumas empresas podem decidir que desejam armazenar dados particularmente sensíveis no papel em cofres seguros para se proteger contra hackers. Novamente, muito se deve pensar em encontrar as políticas certas para cada organização.

5. Ajude a tornar o mundo um lugar melhor com uma contribuição ambiental

É possível que também haja benefícios para o meio ambiente. Em média, uma empresa processa mais de 10.000 pedaços de papel por ano, o que equivale a uma pequena árvore. É certo que os argumentos são novamente de dois gumes. Empresas com políticas rígidas sobre reciclagem de papel podem reduzir significativamente as perdas ambientais, principalmente porque as árvores usadas para fabricar papel são frequentemente replantadas. Portanto, não há necessidade de se sentir culpado pelo uso de papel para impressão, especialmente quando são feitos esforços rigorosos para reduzir seu uso. Algumas empresas decidem que o papel é um formato superior para determinadas situações. Por exemplo, quando os advogados desejam evitar deixar anotações em formato digital, empresas favorecendo sinalização física em vez de métodos digitais ou indivíduos preferindo analisar documentos longos e complexos em papel. Para a maioria das empresas, a redução significativa de papel oferece grandes vantagens. Mas não é uma mudança simples de fazer. Não é possível ficar sem papel da noite para o dia, apesar da disponibilidade de inúmeras ferramentas disponíveis. É necessário um pensamento cuidadoso e é melhor ter paciência e dedicar um tempo para acertar. Tornar-se sem papel é um processo lento que normalmente leva meses ou até anos.

6. A importância da adesão dos funcionários desde o início

No início, é vital obter a adesão dos funcionários. Todos precisam entender as razões por trás de cada mudança, pois isso afetará profundamente tudo o que fazem no trabalho. Eles precisam entender os novos protocolos da organização. Por exemplo, eles podem ser solicitados a gerar relatórios diretamente em PDFs ou usar aplicativos para smartphones que capturam o conteúdo de arquivos em papel e os transformam em formato digital. Oficinas e treinamento são uma boa idéia. Ficar sem papel exige um entendimento das tecnologias digitais que grande parte da força de trabalho nunca usou antes.

7. O descarte e a digitalização se tornam mais fáceis

O próximo passo é descartar materiais desatualizados, como memorandos e manuais antigos. Deve-se tomar muito cuidado para não descartar nada que seja valioso e é aconselhável consultar contadores e advogados para estabelecer o que precisa ser mantido. Os documentos restantes precisarão ser digitalizados, o que exige muito esforço desde o início. Um scanner com software OCR poderá digitalizar documentos automaticamente para arquivos PDF ou Word pesquisáveis. Todos deverão ser datados e categorizados para recuperação simples.

8. O armazenamento temporário e a trituração são muito mais econômicos

Todos os documentos digitalizados em cópias digitais devem ser movidos para uma unidade de armazenamento externo por um mês ou dois, caso haja um erro no processo de upload. Quando o período de armazenamento alocado expirar, os documentos poderão ser fragmentados. Despejar anos de registros no lixo pode ser um presente para os concorrentes. Uma empresa de trituração especializada garantirá que todos os registros confidenciais sejam destruídos. Remova as tentações para garantir que os funcionários se movam gradualmente em direção a um ambiente sem papel, tornando mais inconveniente o uso de papel. As empresas devem remover impressoras e aparelhos de fax e fornecer configurações de dois monitores que facilitam a leitura de vários documentos ao mesmo tempo. A equipe deve ser solicitada a se inscrever nas opções de cobrança sem papel, para que possam enviar faturas e recibos por e-mail em vez de publicá-las. As empresas podem querer manter a opção de imprimir em algum lugar do edifício, mas dificultam o acesso às ferramentas.

9. A matriz de tecnologias resolve todos os problemas

Uma variedade de tecnologias fornece uma alternativa digital ao papel para todos os aspectos da vida do escritório. Por exemplo, serviços online como o eFax e o FaxZero podem substituir os aparelhos de fax tradicionais, e o Google Docs permite que colegas trabalhem simultaneamente em um documento. Ferramentas baseadas na nuvem, como a SurveyMonkey, fornecem serviços gratuitos para a realização de pesquisas, e sistemas de transferência de arquivos como o Dropbox permitem que grandes relatórios e fotografias sejam compartilhados. Com o aplicativo TurboScan, os funcionários podem tirar fotos de documentos com smartphones, criar PDFs e enviá-los por e-mail. Estes são apenas alguns exemplos em que é necessária uma reflexão cuidadosa antes de selecionar as ferramentas digitais. O uso de tecnologias digitais pode ajudar as empresas a atingir suas metas sem papel, mas elas não serão suficientes por conta própria. Quando a tecnologia é aliada a um planejamento cuidadoso, todas as empresas podem partir com confiança para um futuro sem papel.